Il diagramma di Gantt è uno strumento di gestione della pianificazione utilizzato per visualizzare a colpo d’occhio l’avanzamento delle diverse fasi di uno o più progetti. Il suo obiettivo è facilitare la lettura dei diversi compiti, sia cronologicamente che organizzativamente, ma anche in termini di gestione delle risorse. Vuoi saperne di più sul diagramma di Gantt e sulla sua implementazione? Ecco le cose più importanti da sapere.
Sviluppo del diagramma di Gantt
Il diagramma di Gantt è un tipo di diagramma formato da barre orizzontali. Le diverse attività (o compiti) che costituiscono le fasi del progetto sono annotate sulla sinistra, ciascuna su una riga una dopo l’altra. La riga di intestazione rappresenta il tempo, materializzato secondo unità di valore adattate al progetto (giorni, settimane, mesi, ecc.).
Ogni attività è rappresentata da una barra orizzontale. Questo permette di visualizzare l’inizio, la fine e la durata del passo, grazie alla sua lunghezza e alla sua posizione sul diagramma.
Il primo compito da svolgere per realizzare un diagramma di Gantt efficace è fare un programma, vale a dire elencare tutti i compiti da svolgere. A ciascuno deve poi essere assegnata una data di inizio e una data di fine provvisoria. È anche importante identificare le dipendenze tra ogni compito, al fine di poter distribuire le risorse (materiali e umane) in modo ottimale.
Leggere il diagramma di Gantt
L’interesse del diagramma di Gantt è quello di offrire molto rapidamente molte informazioni utili per la gestione dei progetti . La parte grafica e visiva di questo documento consente a ciascun interessato di verificare a colpo d’occhio:
– i diversi compiti da svolgere;
– la data di inizio e di fine di ciascuna attività;
– la durata stimata di ciascun compito;
– eventuali sovrapposizioni di incarichi, per quantità e durata;
– lo stato di avanzamento del progetto in qualsiasi momento;
– la data prevista di inizio e di fine del progetto complessivo.
Vantaggi del diagramma di Gantt
Il diagramma di Gantt riassume in un grafico l’intera pianificazione del/i progetto/i. Consente al caposquadra di informare istantaneamente i suoi team. È un ottimo strumento che ha molti usi.
– Offre una visione d’insieme del progetto.
– Presenta il progetto passo dopo passo ed evita di essere sopraffatto dalla portata del progetto.
– Consente a tutte le parti coinvolte nel progetto di seguire lo stato di avanzamento delle attività.
– Aiuta nella gestione delle risorse materiali e umane.
– Coinvolge tutti i dipendenti, compresi quelli che lavorano da casa o che lavorano in siti diversi.
– Facilita la gestione delle sovrapposizioni e delle interdipendenze tra le attività.
– Permette di considerare eventi imprevisti o ritardi, aggiornando il diagramma se necessario.
Il diagramma di Gantt è una risorsa in continuo movimento. Utilizzando lo strumento informatico, gli aggiornamenti sono facili da implementare in modo che tutti abbiano tutte le informazioni aggiornate in qualsiasi momento.
Svantaggi del diagramma di Gantt
Affinché il suo utilizzo sia ottimale ed efficiente, ci sono dei vincoli da tenere in considerazione. Il diagramma di Gantt non può fornire informazioni complete, perché il suo scopo è proprio quello di essere sintetico. I suoi principali svantaggi sono i seguenti.
– La configurazione richiede tempo, soprattutto in progetti complessi.
– Se il programma è troppo dettagliato, si perde il vantaggio del riepilogo a colpo d’occhio.
– Non esiste una scala di priorità nei compiti.
– Offre pochi dettagli sulle interdipendenze delle attività.
– Le barre indicano la durata dei compiti, ma non la quantità di lavoro richiesta o le risorse da mobilitare.
Il diagramma di Gantt è un ottimo strumento per organizzare un progetto, a patto che ti prendi il tempo per svilupparlo bene. Ci vuole un po’ di tempo per preparare questo riassunto molto visivo dell’esatto avanzamento del progetto. Questo passaggio, a volte dispendioso in termini di tempo, viene tuttavia rapidamente reso vantaggioso dalla comodità offerta da questo strumento di comunicazione e gestione delle risorse aziendali.
