La posta elettronica rimane uno degli strumenti di comunicazione più utilizzati, soprattutto in ambito lavorativo. Ci sono però diverse regole da seguire, ed è proprio per aiutarti a creare una perfetta email professionale che raggrupperemo i principali consigli in materia.
Ti suggerisco di vedere insieme gli 8 consigli tra i più importanti per realizzare la perfetta email professionale ed evitare le insidie del principiante.
Suggerimento n. 1
1. Indica un titolo email chiaro e preciso per la tua email professionale
Può sembrare ovvio, ma il titolo è la prima cosa che qualcuno vedrà della tua email. Se lasci vuota questa sezione, ci sono buone probabilità che la tua email non venga nemmeno letta! Nota che devi evitare le parole “URGENTE” o “IMPORTANTE” nel titolo, non c’è niente di peggio per infastidire il tuo interlocutore.
Un titolo chiaro renderà anche facile trovare la tua e-mail quando tu o il tuo interlocutore ne avete bisogno durante una ricerca nella vostra e-mail .
Suggerimento n. 2
2. Vai all’essenziale fin dall’inizio della tua email professionale
Non c’è niente di peggio delle discussioni impersonali in cui ti senti come se fossi solo un numero. Per rendere la discussione meno anonima, puoi indicare il nome della persona (Gentile Signore… o Ciao Matthieu, ecc.) per iniziare la tua email. Non esitare ad andare all’essenziale dall’inizio del messaggio (e non ricamare troppo, a rischio di perdere l’attenzione del tuo lettore). Quando sappiamo che un tasso di apertura medio nell’invio di e-mail è del 17,8% nel 2020, comprendiamo l’interesse di andare all’essenziale.
Suggerimento n. 3
3. Usa le emoticon con parsimonia nella tua email aziendale
Le emoticon sono un ottimo modo per indicare il tuo stato d’animo quando scrivi una frase, il che può essere utile per evitare ambiguità. Tuttavia, evita di usarli troppo a rischio di indebolire la serietà del tuo messaggio.
Suggerimento n. 4
4. Evita di usare troppo spesso gli acronimi
Acronimi come “ASAP” o “RSVP” possono essere utili, ma alla fine potrebbero non essere sempre compresi dai tuoi lettori. Si consiglia quindi di evitarne l’uso, e ancor meno su base ricorrente nelle e-mail a contatti professionali.
Suggerimento n. 5
5. Usa gli spazi tra i paragrafi nelle email professionali
Arieggiare il tuo testo è sempre una buona idea per renderlo più leggibile! Non c’è niente di peggio che leggere un libro enorme. Soprattutto quando conosci il numero crescente di e-mail ricevute ogni giorno sul posto di lavoro. Esistono diversi modi per dare aria al testo, ma i paragrafi chiari rimangono un modo essenziale per ottenerlo.
Suggerimento n. 6
6. Usa elenchi puntati ed elenchi numerati nelle e-mail
Nello stesso spirito di rendere il testo della tua email e le tue idee più leggibili, gli elenchi puntati e gli elenchi numerati sono un ottimo modo per farti capire. È un ottimo modo per consentire al tuo lettore di comprendere i punti chiave del tuo messaggio in modo semplice ed efficace.
Suggerimento n. 7
7. Indicare nella mail se è presente un allegato (e verificare che sia quello giusto)
Non dimenticare di dire al tuo interlocutore che alla tua email è stato aggiunto un allegato, altrimenti lo mancherà. Questo ti risparmierà l’inconveniente di doverlo ripetere in un altro messaggio. E non dimenticare di aggiungere l’allegato alla tua email professionale.
Suggerimento n. 8
8. Aggiungi elementi di contatto nella tua firma (e non utilizzare un’immagine)
La firma e-mail è un ottimo modo per istruire altri punti di contatto e fornire informazioni. Si prega di notare che le immagini dovrebbero essere evitate in quanto rendono l’e-mail più pesante. Se non hai altra scelta, è importante ottimizzare le dimensioni dell’immagine per evitare un tempo di caricamento dell’email eccessivamente lungo. Qualsiasi professionista odia dover aspettare prima di leggere un’e-mail.
