I 7 consigli per scrivere una email professionale efficace

Per scrivere un’e-mail professionale efficace, non puoi scriverle allo stesso modo di un SMS con la famiglia o gli amici, perché questa e-mail viene generalmente utilizzata per comunicare con i colleghi, i tuoi capi o i tuoi clienti.

E per esperienza posso affermarlo, avere buoni contatti con tutti ti semplificherà il compito. Un’e-mail ben scritta avrà risposte più rapide e complete. Quindi la tua efficienza potrebbe risentirne.

Prima di tutto, se si desidera inviare e-mail di prospecting a un gran numero di destinatari, sarà opportuno utilizzare un software di posta elettronica appropriato . Nel caso di e-mail a poche persone, la tua e-mail professionale farà il trucco. Per aiutarti a scrivere meglio le tue email, ti offro 7 consigli per scrivere un’email professionale efficace.

Questo consiglio è quello che determinerà come ti esprimerai. Come detto sopra, se comunichi con un collega o con il capo della tua azienda non comunicherai allo stesso modo.

Una mail TROPPO cordiale può ad esempio dare una sensazione di distanza con un collega diretto o stretto, il contrario sarebbe essere troppo confidenziali davanti a un cliente o capo.

Come sempre con la posta elettronica , puoi avere il miglior contenuto del mondo, se nessuno lo vede, è uno spreco.

Dovrai quindi essere chiaro nei tuoi argomenti. È necessario che a prima vista il tuo interlocutore sappia di cosa si tratta e sia interessato. L’ortografia deve quindi essere curata.

Ecco due esempi per lo stesso argomento:

• A proposito dei documenti che ti ho detto ??? (I difetti sono qui, intenzionali)
• Richiesta di documenti (il tuo nome, se non incluso nel tuo indirizzo)

Quindi, hai bisogno di frasi brevi e chiare che vadano dritte al punto.

Questo punto si riferisce direttamente al primo. Cambierai l’inizio della tua email in base al tuo interlocutore.

Dovrai scegliere tra: Ciao (nome del collega) /Signora o Signora/Signore (titolo o nome della persona).

Certo, se sei vicino al collega puoi permetterti un certo livello di familiarità come “ciao”.

Puoi dare seguito alla tua richiesta.

• Signor Direttore,

Sto contattando per il file trucco, ho bisogno di tali informazioni.

Come detto prima, puoi variare a seconda dell’interlocutore.

Se stai scrivendo un’e-mail professionale, hai bisogno di qualcosa. Tra il tempo di attenzione, la disponibilità della persona e il supporto che quest’ultima utilizza, devi fin dall’inizio dell’e-mail esprimere la tua intenzione.

Non entrare direttamente in dettagli grandi e complessi del file, devi usare poche parole in modo da semplificare. Puoi aggiungere dettagli dopo questa parte di testo. Ma se c’è così tanto da scrivere e prendere in considerazione una chiamata.

Esempio :

Ehi (il nome del mio collega, siamo vicini)

Per l’articolo sulle e-mail professionali, ho bisogno che tu guardi al punto 4.

Quando parli con qualcuno, non importa con chi, non ti alzi senza dire una parola e sbatti la porta, ci sono regole anche per quello.

Le versioni email sono riservate a persone molto vicine.

Altrimenti finirete con “augurandovi una buona fine giornata” o “aspettando vostre notizie” a seconda della persona, sempre in relazione al punto 1.

Altri esempi potrebbero essere: saluti distinti/rispettosi.

Questo è normalmente gestito dal tuo dipartimento IT, puoi anche automatizzarlo. Esistono anche diversi programmi software gratuiti per creare una firma e-mail in formato HTML.

Hai bisogno delle informazioni pertinenti. Quindi nome e cognome, seguiti dal tuo numero di telefono. Se altre informazioni sono rilevanti, aggiungile.

E ovviamente devi prestare attenzione alla qualità della posta. A nessuno piace decifrare le cosiddette comunicazioni “SMS” in un’e-mail professionale. Devi anche prestare attenzione all’ortografia e alla grammatica della tua email. E infine non dimenticare mai di correggere le bozze e controllare se ci sono gli allegati.